Polskie Stowarzyszenie Public Relations zwróciło się do Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. z rekomendacjami zmian w postępowaniu na usługi PR. Szczególna uwaga została zwrócona na brak rejection fee, oczekiwania przedłożenia strategii komunikacji w ofertach czy na trudność w oszacowaniu kosztów realizacji niektórych zadań powierzanych przyszłemu wykonawcy.
Poniżej pełna treść korespondencji do Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., nadanej przez prezesa PSPR, Cypriana Maciejewskiego.
Jako organizacja branżowa polskiego sektora public relations, po sygnałach dotyczących postępowania na "Świadczenie usług w zakresie public relations na potrzeby Biura Komunikacji Rafinerii Gdańskiej", zwracamy się z uprzejmą prośbą o rozważenie poniższych rekomendacji.
1) Strategia komunikacji
Punkt 4 części merytorycznej ofert przewiduje opracowanie i przekazanie (w ramach wspomnianych ofert) propozycji strategii komunikacji spółki.
Fragment zapytania:
"Prosimy o przygotowanie propozycji strategii komunikacji po wejściu Saudi Aramco do Rafinerii Gdańskiej (w wyniku fuzji PKN ORLEN - Grupa LOTOS). Rozpoczynając od transparentnej komunikacji z zachowaniem spójności w narracji komunikacyjnej, przeprowadzanej od podpisania listu intencyjnego z 2018 roku, po podpisanie umowy o połączeniu PKN ORLEN z Grupą LOTOS z dnia 1 sierpnia 2022, aż po oficjalne ogłoszenie 2 grudnia o dwóch udziałowcach, Aramco oraz PKN ORLEN S.A. Korzystanie z materiałów ogólnodostępnych wraz z dotychczasowym monitoringiem mediów. Opracowanie strategii komunikacji na 2023 r. z uwzględnieniem turbulentnego otoczenia, tj. wojny w Ukrainie (luty 2022-obecnie), sankcji na produkty z Rosji (luty 2023) oraz roku wyborczego (październik 2023)."
Jednocześnie Zleceniodawca wskazuje, że "nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty".
Rekomendacja PSPR: opracowanie strategii komunikacji to żmudny, czasochłonny proces doradczy, wymagający zebrania szerokiej wiedzy, pogłębionej analizy, a także rozbudowanego procesu konsultingowego. Nie jest możliwe opracowanie profesjonalnej strategii w krótkim czasie przewidzianym na złożenie ofert, na podstawie krótkiego briefu i researchu ze źródeł ogólnodostępnych. Weryfikacja kompetencji oferentów powinna nastąpić w inny sposób.
Zachęcamy do wprowadzenia w postępowaniach na usługi PR tzw. rejection fee.
Przydatne szczegóły w artykule na oficjalnej stronie PSPR: https://polskipr.pl/publikacje/498776/rejection-fee-w-zamowieniach-publicznych-odwieczny-problem-przybiera-na-sile
Co ważniejsze, środowisko public relations postrzega jako niepożądaną praktykę oczekiwanie w postępowaniach i przetargach bezpłatnego opracowania poważnego zadania, które wymaga poniesienia dużych kosztów przez agencje PR. Strategia komunikacji to zadanie, które standardowo powierza się do wykonania już wybranemu wykonawcy w ramach jego kontraktu.
2) Kryteria oceny oferty
W postępowaniu wskazano m.in. na dwa kryteria:
"a) Doświadczenie Oferenta - kryterium zostanie ocenione na podstawie analizy złożonych dokumentów oraz dostarczonych referencji.
b) Jakość oferty - ocena projektu strategii komunikacji kryzysowej wg scenariusza nakreślonego w Załączniku nr 1 - opisie przedmiotu zapytania ofertowego"
b) Jakość oferty - ocena projektu strategii komunikacji kryzysowej wg scenariusza nakreślonego w Załączniku nr 1 - opisie przedmiotu zapytania ofertowego"
Rekomendacja PSPR: Wielką wartością dla oferentów jest jednoznaczne, transparentne wskazywanie w postępowaniach w jaki sposób będą dokładnie oceniane i punktowane / wartościowane kryteria jakościowe oraz portfolio. Zachęcamy do uwzględnienia powyższego w postępowaniu.
3) Zakres obowiązków wykonawcy
Zwracamy uwagę na zadania nr 7 i 8.
"Przygotowanie i opracowanie - na podstawie informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę - materiałów specjalistycznych, w tym wypowiedzi eksperckich, rankingów, opracowań, zestawień i raportów.
Opracowanie koncepcji i pomoc w przygotowaniu merytorycznym artykułów sponsorowanych, programów edukacyjnych i publikacji okazjonalnych uzupełniających działania marketingowe i public relations."
Rekomendacja PSPR: Oba zadania można interpretować bardzo szeroko, co skutkuje dla oferentów trudnością w szacowaniu kosztów. Przykładowo opracowanie rankingu, raportu czy programu edukacyjnego to mogą być zarówno stosunkowo niewielkie projekty jak i przedsięwzięcia na wiele miesięcy pracy. Sugerowane jest doprecyzowanie tych zadań w OPZ.
Polskie Stowarzyszenie Public Relations jest najstarszą polską organizacją sektorową. Jednym z jej podstawowych celów jest wzmacnianie pozycji zawodu specjalisty PR, reprezentowanie rynku agencji PR, edukacja branżowa oraz podnoszenie standardów usług public relations.
W przypadku pytań, wątpliwości, służymy pomocą.