Po wprowadzeniu zmian w znacznym stopniu zmuszających podmioty sektora publicznego do odejścia od kryterium ceny, jako jedynego w przetargach, częściej stosowane są kryteria jakościowe. Tym samym nasilił się jeszcze problem przesadnych oczekiwań wykonania prac koncepcyjnych, doradczych i kreatywnych na etapie oferty. Oczywiście, agencje nie otrzymują z tego tytułu honorariów. Prezentujemy komentarz w tej sprawie Polskiego Stowarzyszenia Public Relations w odpowiedzi na korespondencję naszej członkini, Anny Kiedrzyńskiej-Tui z Propsy PR.
Skutek takich działań jest fatalny dla samych zamawiających. Powszechny w kraju stał się problem skrajnego deficytu ofert w zamówieniach publicznych, m.in. w usługach na PR i promocję, a także niskiej jakości merytorycznej tych dokumentów, które są składane. Warto pamiętać, że jeśli wpłynie jedna czy dwie oferty, które są słabe merytorycznie, a spełniają wymogi formalne, to należy dokonać skutecznego wyboru wykonawcy. Mimo faktu, iż zamawiający nie jest zadowolony i nie chciałby z żadnym z tych podmiotów współpracować. A jeśli zdecyduje się on jednak anulować postępowanie, to musi podać zgodne z literą prawa uzasadnienie takiego rozstrzygnięcia, które z kolei oferenci mogą zaskarżyć do Krajowej Izby Odwoławczej.
Z problemem na co dzień spotyka się wiele usługodawców PR. Zwraca na to uwagę także agencja Propsy PR. "O ile rozumiem, że klient chce zobaczyć jaką koncepcję może mieć agencja i jak pracuje, co przecież może mu pokazać za pomocą portfolio, rekomendacji etc., o tyle nie rozumiem do końca, jak może prosić o dostarczenie tak wielu treści, propozycji na etapie ofertowania, nie proponując za to żadnego wynagrodzenia. Sprawa jest tym bardziej dotkliwa dla agencji małych i średnich (...) Oczywiście otwieramy dyskusję o tym, gdzie leży granica między "pracą agencji" a "pokazaniem sposobu pracy agencji" na etapie przygotowania ofert w przetargach. Przykładowo, otrzymaliśmy zapytanie ofertowe od jednego z ministerstw. Po naszym zapoznaniu się, oszacowaliśmy, że na rzetelne i merytoryczne przygotowanie odpowiedzi potrzebne jest około 30-35 godzin pracy jednego konsultanta. To jest prawie ¼ miesięcznego etatu. A nie wliczyliśmy w to kosztów zewnętrznych, które również musielibyśmy ponieść" - czytamy w korespondencji skierowanej do PSPR przez naszą członkinię, współzałożycielkę agencji Propsy PR, Annę Kiedrzyńską-Tui.
CZY REJECTION FEE JEST MOŻLIWE W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH?
Problem ten jest również doskonale znany i od dawna na rynku zamówień komercyjnych. Zestawmy kilka istotnych faktów, porównując przy okazji dobre praktyki oraz prawne możliwości procedowanych przetargów rynkowych i publicznych.
1) Przetargi podmiotów rynkowych
- a) prawo nie reguluje wprost ich postępowań w zakresie płatności za udział agencji
- b) dobre praktyki rynkowe stają się coraz bardziej powszechne, szczególnie w dużym biznesie, gdzie wypłacenie tzw. rejection fee, zazwyczaj kilka tysięcy złotych netto, dla 3 czy 4 agencji nie stanowi problemu, a gwarantuje wyższą jakość ofertowania (niemniej, większość przetargów w Polsce wciąż tego finansowania nie przewiduje)
- c) podmioty prywatne mają możliwość samodzielnego kontrolowania liczby agencji, które biorą udział w ich postępowaniach, tym samym mogą z góry założyć realny budżet na rejection fee
- d) firmy zawsze decydują się na płacenie za udział w przetargu tylko kilku starannie wyselekcjonowanym agencjom - pod swoje potrzeby, oczekiwania. Aby to zrobić, najpierw przeprowadza się wstępną selekcję w etapie RFP (request for proposal). Wcześniej wykonuje się ewentualnie ogólne rozeznanie rynku w ramach RFI (request for information) lub własny, samodzielny research
2) Przetargi w trybie Prawa Zamówień Publicznych w sektorze publicznym
- a) prawo ściśle reguluje takie postępowania i nie przewiduje takiej możliwości / trybu jak rejection fee dla branży PR, doradztwa biznesowego, komunikacji marketingowej (poprzedzonego RFP lub nie)
- b) taka regulacja prawna nie jest w praktyce możliwa, ponieważ musiałaby dotyczyć zamówień publicznych w ogóle (równość podmiotów gospodarczych wobec prawa, zgodność z prawem unijnym etc.). Innymi słowy, oferent w przetargu na budowę drogi również wykonuje pracę generującą znaczne koszty i chciałby mieć za tą ofertę zapłacone; projektant systemu informatycznego również. I to zarówno oferent z Polski, Hiszpanii czy Malty (cała UE)
- c) w przetargu publicznym ofertę ma prawo złożyć każdy, bez ograniczeń, a to by potencjalnie oznaczało, że wszyscy oferenci, niezależnie czy byłoby ich dwóch czy dwudziestu, powinni dostać rejection fee - za sam fakt złożenia oferty (czy to merytorycznie marnej jakości czy wysokiej). Trochę przejaskrawiając - to stwarza szansę niektórym firmom na "życie z samego ofertowania", a jednostki publiczne kompletnie nie mogłyby zaplanować i przewidzieć wydatków w tym elemencie
- d) warto przywołać przykład spółek Skarbu Państwa, które również prowadzą postępowania w reżimie Prawa Zamówień Publicznych, a zdarza się, że wynagradzają oferentów. Stosowana jest tu "opcja hybrydowa". Nie może być ona jednak używana w trybie przetargu nieograniczonego, który jest najpowszechniejszy. Pojawia się z rzadka - w trybie negocjacji z ogłoszeniem. Z jednym zastrzeżeniem, spółki państwowe (prawa handlowego) nie płacą formalnie za udział w przetargu jako taki, ale kupują od oferentów zawartość merytoryczną oferty, bo tylko do tego mają prawo. Spółki za kilka tysięcy złotych, może za kilkanaście, otrzymują projekty graficzne, koncepcje kreatywne, koncepcje doradcze itd., do których zyskują prawa. Ma to swoje plusy i minusy dla agencji, ale to temat na osobną dyskusję. Jeśli spółka we wcześniejszych etapach zachęci do udziału kilka dobrych firm, dokona rzetelnej selekcji, to zakup merytoryki z ofert za obiektywnie małe pieniądze może jej się bardzo opłacić
- e) rejection fee nie jest możliwe także w przypadku zleceń o wartości poniżej progów przetargowych, czyli odpowiednio do 10 i 30 tysięcy euro
IMPLIKACJE DLA BRANŻY PUBLIC RELATIONS
Agencje branż PR i komunikacji marketingowej chciałyby unikać klientów komercyjnych zapraszających do ofertowania po kilkanaście podmiotów. Między innymi temu celowi miały służyć platformy przetargowe organizacji branżowych, które próbowały w ten sposób zabezpieczać interesy agencji. Niestety, legalność takich działań kwestionuje UOKiK na gruncie Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Tymczasem nie tylko klienci, ale i usługodawcy mają swoje prawa, więc powinni dysponować adekwatnymi środkami do ich egzekwowania w praktyce.
Rysuje się wyraźna potrzeba takich działań lobbingowych i poszukiwania rozwiązań (nowych), aby były w zgodzie z prawem polskim i unijnym oraz by umożliwiły prawu korespondowanie z rzeczywistością. Mowa tu także o rozwiązaniach właśnie na rzecz oferentów branż kreatywnych i doradczych. To bardzo trudne wyzwanie. W zakresie standaryzacji zamówień zadziało się już wiele dobrego, choćby dzięki inicjatywie "Dobry Przetarg", gdzie w ramach najlepszych praktyk opracowano i udostępniono wzorcowe dokumentacje przetargowe i rekomendowano różne istotne rozstrzygnięcia merytoryczne, które powinny pojawić się w postępowaniu. To jest ważny kierunek - widzimy potrzeby dalszej pracy nad tym także w PSPR. Np. w aspekcie kryteriów jakościowych oceny ofert oraz sztywnych wymogów "spełnia / nie spełnia". Takie rekomendacje pomogą zamawiającemu w naturalny sposób zmienić priorytet postępowania z liczby ofert (jakichkolwiek) na być może ich mniejszą, być może porównywalną liczbę, ale zapewne wyższej jakości, z dopasowaniem do oczekiwań.
Należy przyznać pełną rację Annie Kiedrzyńskiej-Tui, iż realia są mocno krzywdzące dla małych czy butikowych agencji. Często nie są one w stanie na obecnych zasadach stawać do postępowań, a jeśli jednak się tego podejmują, to ponoszą znacznie większe ryzyko biznesowe niż duże agencje. To buduję dychotomię. Duzi gracze rosną coraz bardziej, a małe firmy, często kompetencyjnie bardzo mocne zespoły, tracą do nich coraz większy dystans i szansę na konkurowanie. Rozziew jest poważny.
Reasumując, ten temat to jedna z większych bolączek dla biznesu kreatywnego i doradczego, a jednocześnie kluczowa przeszkoda w rozwoju i profesjonalizowaniu się sektora publicznego w obszarze public relations (między innymi w tym). Rewolucja najprawdopodobniej nie jest możliwa. Jedynie metodą małych acz regularnych kroków, można poprawiać sytuację lub chociaż ją stabilizować. To jedna z ról organizacji branżowych, ale też ich członków. PSPR jest właśnie platformą dla tego rodzaju aktywności naszych przedstawicieli, abyśmy wspólnie zabiegali, na różnych polach, o rozwój branży i uczciwą konkurencję w jej ramach.
Autor komentarza: Cyprian Maciejewski, członek zarządu PSPR