Rozwiązanie problemu kradzieży pracowniczych może być przewagą konkurencyjną

Choć trudno znaleźć pracownika, któremu nigdy nie zdarzyło się skorzystać zasobów firmy do celów prywatnych, to tylko 14 proc. akceptuje taką praktykę. Paradoks ten wskazuje, że na pojawiające się co roku raporty nazywające takie postępowanie kradzieżami warto spojrzeć z innej strony - pisze Mateusz Witczyński, członek Rady Nadzorczej PSPR i klubu rzeczników prasowych.

To, co należy do firmy, często traktowane jest jako dobro wspólne, z którego można korzystać dowolnie i bez limitów. Skoro papier jest dla wszystkich, dlaczego miałoby być czymś niestosownym zabranie do domu ryzy albo dwóch? - wskazują autorzy artykułu na temat kradzieży w portalu pulshr.pl Zestawiając to, z bardzo niską tolerancją dla kradzieży w firmach wśród Polaków, na którą przyzwolenie deklaruje wg. CBOS tylko 14 proc. Naszych rodaków, można wywnioskować, że pierwszym z problemów z wykorzystywaniem zasobów służbowych w sprawach prywatnych jest brak świadomości czym są te działania.

By uwypuklić jak może wyglądać ten problem możemy pokusić się o wyobrażenie sobie osoby na stanowisku odpowiedzialnym za druk różnych wniosków dla petentów. Osoba ta dysponuje komputerem, drukarką, papierem i materiałami eksploatacyjnymi pozwalającymi na sprawny przetwarzanie wniosków odwiedzających instytucję osób. Przełożony tej osoby, dobrze wie, że papier czasem się w drukarce zacina, pracownik może popełnić błąd, w efekcie czego cześć wydruków ląduje w koszu. Jeśli więc mogę popełnić błąd i zmarnować zasoby, dlaczego więc użycie tych zasobów w posiadającym sens celu np. wydruku prywatnego podania, czy pisma reklamacyjnego miałoby być czymś złym? Ta wątpliwość dotyczy większości pracowników dokonujących tak zwanych niezorganizowanych przypadków anomii pracowniczych.

Dodatkowym usprawiedliwieniem dla takiego pracownika, jest również to że w większości takich przypadków koszt realizacji takiej prywaty w miejscu pracy jest znacznie niższy niż w zaciszu domowym. Podążając bowiem dalej za naszym przykładem, niewiele jest domów, w których opłaca się utrzymywać na stałe drukarkę o odpowiednich parametrach, zaś wykonanie takich wydruków w dużych miastach wymaga często dużej ilości czasu, którego statystyczny polak nie ma, zaś w małych miejscowościach może nie być po prostu możliwe.

A przecież za wart kilka złotych wydruk, nikt nie zwolni pracownika. Prawda? Szukając sposobu na ukaranie takiego pracownika narażamy się na poważne problemy. Po pierwsze, ścisła kontrola może być znacznie bardziej kosztowna niż rzeczywiste straty, jest duże prawdopodobieństwo, że wpłynie negatywnie na wydajność pracowników, a na koniec zaburzy ich relacje z pracodawcą. Jest bowiem duże prawdopodobieństwo, że osoby potrzebujące takich rozwiązań znajdą sposób by ominąć kosztowne zabezpieczenia, na czym pracodawca nadal będzie tracił, a mający więcej świadomości pracownicy - którzy i tak będą to robić, będą mieli gorsze samopoczucie - nikt bowiem nie lubi mieć świadomości, że jest złodziejem.

Co więc można zrobić?

Powyższy przykład pokazuje, że by znaleźć genezę poszczególnych problemów nie są potrzebne żadne skomplikowane analizy. Wystarczy próba spojrzenia na każdy z nich oczami pracownika. Kiedy już tego dokonamy możemy przeprowadzić pilotaż w postaci „legalizacji” drobnych „kradzieży”. Zachowując obecne wynagrodzenia pracowników, informujemy ich o tym że rozumiejąc ich potrzeby, a jednocześnie mając na uwadze możliwości firmy - tu warto pokazać jakim kosztem dla firmy są np. wydruki używanie telefonów, samochodu itp. Każdy z pracowników otrzyma niewielką pulę tych zasobów do wykorzystania prywatnie. Koszt takiego działania, nie powinien przekroczyć koniecznych strat wynikających z patologii, ale pracodawca zyska w oczach pracowników, jako ten który obdarowuje -  a taka relacja jest zawsze korzystniejsza od tej kiedy tylko patrzy on na ręce. Sami pracownicy, również poczują się lepiej a co za tym idzie - jest duża szansa że pracować będą oni wydajniej.

Takie rozwiązanie nie dotyczy jednak jedynie zasobów, materialnych takich jak wspomniane wcześniej wydruki, albo rozmowy telefoniczne. Niektóre firmy decydują się np. nawet na legalizację wykorzystywania czasu i zasobów firmy do celów prywatnych. W najbardziej innowacyjnych firmach często tydzień pracy podzielony jest tak, że pracownik np. 70 proc. Czasu poświęca na pracę stałą nad projektami, które są podstawową działalnością firmy, 15 proc. Poświęca na własne pomysły, które mogą być użyte później przez pracodawcę, a 15 proc. Może wykorzystać na dowolne cele (nie stanowiące konkurencji dla podstawowego pracodawcy).

Innym sposobem na rozwiązanie problemu anomii pracowniczej zaprezentowała w ostatnim czasie agencja pracy tymczasowej Skills Net. Jej zarząd borykający się z problemem wykorzystywania zasobów firmy w postaci czasu, komputerów i telefonów do prywatnych działań podjął odważną decyzję o …ograniczeniu czasu pracy, przy zachowaniu wynagrodzeń. Mówiąc wprost, pracownicy agencji pracują nie, siedem godzin dziennie, a osiem. Ograniczenie czasu pracy, sprawiło że wykonujący swoją pracę są znacznie bardziej skoncentrowani a zasoby firmy …krócej zajęte i mniej wyeksploatowane. Co więcej, obecnie zarząd zastanawia się nad dalszym ograniczeniem dnia pracy do nawet 6 godzin dziennie. 

Jednak nie tylko mniejsze wyeksploatowanie czy zajęcie zasobów będzie zyskiem z przeprowadzonych tego typu zmian podejścia do problemu prywatnego wykorzystywania służbowych zasobów. Warto również jasno przedstawiać je w publikowanych ofertach pracy, a także o ich wprowadzeniu poinformować dziennikarzy lokalnych mediów, czy w serwisach społecznościowych. W dzisiejszych, trudnych dla rekruterów czasach pracodawca może zyskać potrójnie: lojalność obecnych pracowników, większą liczbę kandydatów, ale również poprawić swój wizerunek czy nawet rozpoznawalność - jest bowiem duża szansa, że o takich zmianach poinformować będą chciały swoich czytelników media nie tylko w ramach płatnej reklamy. Trzeba im tylko o tym powiedzieć.

Autor: Mateusz Witczyński, rzecznik prasowy Astaldi S. p. A, członek Rady Nadzorczej PSPR i klubu rzeczników prasowych PSPR

Artykuł ukazał się pierwotnie w śląskiej Strefie Biznesu, z którą PSPR współparcuje na stałe. Projekt koordynuje Maria Buszman