Oświadczenie Zarządów PSPR oraz SAPR w związku z opublikowanym przez PAN zaproszeniem do składania ofert

W związku z opublikowanym w Biuletynie Informacji Publicznej 23 sierpnia br., zaproszeniem wystosowanym przez Polską Akademię Nauk do składania ofert w celu rozeznania rynku cen na dedykowane jej usługi public relations z możliwością udzielenia zamówienia, w którym Zamawiający już na pierwszym etapie postępowania oczekuje zaprezentowania m.in.: 3 próbek materiałów, wśród których znajdą się: tekst informacyjny lub popularnonaukowy do mediów, konsultacje w zakresie działań kryzysowych ze zdefiniowanymi problemami i wykorzystanymi narzędziami w przedstawionej sytuacji kryzysowej oraz koncepcja obsługi medialnej konferencji prasowych z propozycją doboru mediów do tematyki konferencji oraz doborem kanałów promocji, w terminie do 28 sierpnia br. do g. 15:00 (wcześniejszy termin to 25 sierpnia br.). W tym momencie status zamówienia jest w trakcie rozstrzygania.

Zarządy Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz Stowarzyszenia Agencji Public Relations wyrażają swój sprzeciw wobec praktyk dotyczących tak krótkiego czasu na składanie ofert. Oczywiście, to zamawiający decyduje, w jakim terminie chce zebrać oferty. Jednak w tej konkretnej sytuacji zaproponowany termin nie daje ani czasu na przygotowanie wysokiej jakości zgłoszeń, ani nawet nie zapewnia odpowiednio szerokiego upowszechnienia się informacji o postępowania, co powinno być ważnym celem każdego podmiotu, który odpowiada na zamówienie publiczne. W efekcie, wiele potencjalnie zainteresowanych podmiotów, bez ciągłego monitoringu stron BIP określonych zamawiających, nie jest w stanie nawet zapoznać się z propozycją i przygotować nań merytoryczną odpowiedź.  

Dbając o dobre praktyki na rynku public relations, sprzeciwiamy się postępowaniom, które stoją w sprzeczności z podstawowymi zasadami dobrej współpracy i nie odpowiadają
w pełni na zasadę równości dostępu do informacji publicznej.

Jeżeli Zamawiający oczekuje odpowiedzi na zaproszenie składającej się z opracowania  zadań koncepcyjnych, to czas na ich opracowanie powinien być adekwatny do oczekiwań. W tym konkretnym przypadku powinien być to min. jeden tydzień, czyli 5 dni roboczych,
7 kalendarzowych. Jednak za dobry standard rynkowy można by uznać termin dwóch tygodni. 

Jeżeli Zamawiający nie dysponuje takim czasem na wykonanie zadań (czas realizacji
w zaproszeniu został określony do 15 grudnia 2023 r.), powinien opublikować zaproszenie wcześniej albo wydłużyć proces publikacji zaproszenia i proces wyboru wykonawcy tak, by nie zmuszało zainteresowanych do znacznego pośpiechu w realizacji odpowiedzi na ofertę lub nawet z góry skazywało na brak szans na równą konkurencję w przygotowaniu odpowiedzi na zaproszenie. 

Mając powyższe na uwadze, Zarządy Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz Stowarzyszenia Agencji Public Relations zwracają się do Polskiej Akademii Nauk z rekomendacją o anulowanie postępowania i rozpisanie go ponownie, w zgodzie z dobrymi praktykami.

W imieniu Zarządu Polskiego Stowarzyszenia Public Relations

Cyprian Maciejewski, Prezes Zarządu PSPR

W imieniu Zarządu Stowarzyszenia Agencji Public Relations

Emilia Hahn, Prezeska Zarządu SAPR